Administrador de Proyectos, Programas o Portafolios ¿Qué es lo que vendes? ©

Los Administradores de Proyectos, de Programas y de Portafolios tienen un objetivo claro, el éxito del proyecto, del programa o del portafolios, de hecho se les contrata y se les encomienda la responsabilidad de cumplir con ese propósito, lo que implica forzosamente que lo que vende el administrador de proyectos, programas o portafolios es precisamente el éxito de los proyectos, programas o portafolios que han tenido a lo largo de su vida profesional.  Es claro que dentro de ese éxito se encuentra involucrado el talento, las habilidades y la experiencia del administrador.

Imagínate por un momento que estás redactando tu currículum ¿Qué escribirías en el apartado «Logros»?, ¿Qué pruebas incluirías de tu ventaja competitiva?, ¿Cuál es el nombre del proyecto, programa o portafolios que más proyección te dará; es decir cuál es ese nombre que impactará al entrevistador, ese nombre que seguramente sabe?.

Ese nombre, o mucho mejor aún, esos nombres son los que te abrirán las puertas de ese empleo, de ese ascenso, de esa nueva oportunidad; ¿Te gustaría decir que detrás de ese sistema que se usa en las sucursales bancarias estuviste tú como administrador del proyecto?, ¿Mencionar que administraste el programa de proyectos que logró llevar a cabo esa carretera que conecta con un lugar turístico, que tomaste decisiones para la realización de los túneles, de los puentes, del encarpetado?, ¿Decir que administraste el portafolios que incluyó los programas y los proyectos con los que se construyó el prototipo del automóvil que se está vendiendo hoy como último modelo?.

Si tu respuesta fue sí, entonces  estás de acuerdo en que lo más favorable para ti es administrar aquéllos proyectos, programas y portafolios que te den proyección, cuyos nombres o referencias sean ampliamente conocidos.

Imagina ahora que todos los proyectos, programas o portafolios que has administrado y que te pueden dar proyección no cubren el tiempo que dice tu currículum que has trabajado, por ejemplo digamos que comenzaste a trabajar hace 7 años como administrador y que la duración de todo lo que has hecho, y que te puede proyectar no suma más de 4 años; es entonces cuando comenzarás a recordar todos los proyectos que se cancelaron, que se transfirieron a un programa diferente al tuyo, o del programa que se atrasó tanto por la indecisión de los directivos de la empresa o del cliente que tuvo que desintegrarse en proyectos completamente independientes, o de aquél portafolios que ya perfectamente integrado se interrumpió porque la situación económica del país obligó a detenerlo. Ahí en tu escritorio harás lo necesario para que los tiempos «cuadren» en tu currículum, pero muy probablemente el reclutador querrá saber detalles de los tiempos, de los costos, de los recursos para verificar la congruencia de lo que has escrito, durante la entrevista es muy probable que el reclutador te pregunte entonces por tus habilidades.

Tus habilidades serán importantes en relación con los logros que hayas incluido en tu currículum, hago énfasis en que la relevancia de tus habilidades depende de los logros que incluyas en tu currículum. Entre otras, habilidades relacionadas con :

• Liderazgo
• Comunicación Efectiva
• Análisis
• Enfoque
• Manejo de Conflictos
• Auto control
• Administración del tiempo
• Priorización
• Adaptabilidad
• Organización
• Disciplina

Serán evaluadas durante tu entrevista ya que sin habilidades no es posible tener éxito en la administración de proyectos, programas, o portafolios por lo que en base a tus logros el reclutador verificará si realmente tienes esas habilidades.

Como podrás ver, los proyectos, programas o portafolios que más te pueden hacer crecer son aquéllos que te exijan adquirir más habilidades e incrementar las que ya tengas y los que te darán mayor proyección son aquéllos cuyos resultados sean visibles, es decir que lleguen a buen fin, cuyos resultados se concreten y se puedan exponer.

Aquéllos proyectos, programas o portafolios que se cancelen, que se detengan, o que se desintegren sólo te estarán requiriendo tiempo. Si bien puedes utilizar ese tiempo para adquirir e incrementar habilidades, no es seguro que sean visibles para obtener una mejor oportunidad, por ejemplo; supongamos que te enfrentas con un programa que te exige aprender de manera autodidacta un proceso de negocios completamente nuevo para ti, que inviertes tiempo a estudiarlo y que por alguna circunstancia ajena a ti el programa es cancelado, tu habilidad para aprender por tu cuenta, tu tesón y tu perseverancia nadie las notará ya que ese programa no figurará en tus logros, sólo aportará en tu experiencia, la experiencia que te llevó a probar tu resiliencia pero que no te obligó a probar la suficiencia de lo que aprendiste de ese proceso de negocios de forma autodidacta.

Si tienes la posibilidad de elegir el proyecto, programa o portafolios en el que trabajarás elige el que:

• Te de mayor proyección
• Te haga crecer en términos de habilidades y experiencias
• El que más posibilidades tenga de concretarse,
• El que tenga menos posibilidades de cancelarse, detenerse o desintegrarse.

Si no es posible que lo escojas entonces haz todo lo posible por que llegue a buen fin, por que no se cancele, que no se detenga, que no se desintegre.

Lo que vendes realmente es el éxito y la relevancia de lo que has administrado que se traducen  en tus logros.

Claro que si estás en una empresa de la que no planees irte nunca, los factores cambiarían porque el proceso que te llevará a acceder a otro puesto no sólo incluiría lo escrito en tu currículum, ni en la entrevista con un reclutador sino que además se vería influenciado por factores como la antigüedad, el esfuerzo hecho independientemente de los resultados, las políticas y la cultura organizacionales, entre otros.

Vale la pena repasar en qué consiste el éxito de un proyecto, de un programa y de un portafolios, las líneas siguientes no pretenden agotar el tema ya que tienen como propósito dar una visión muy general a manera de recordatorio.

Proyecto

En el caso del proyecto cumplir con las métrica impuestas en base a la triple restricción: tiempo, costo, y alcance, proporciona un buen acercamiento al éxito, es decir; si se cumple a tiempo, dentro de los costos predeterminados y se entrega exactamente lo que el cliente pidió entonces podemos decir que se tuvo éxito. Si bien es cierto que señirse exclusivamente al cumplimiento de la triple restricción puede ser limitante, lo cierto es que son las métricas sobre las que existe concenso.

Programa

En cuanto a los programas su éxito depende en gran medida de la gestión de los beneficios incrementales, la administración de los interesados y el gobierno del programa.

Administración de Beneficios

La administración de beneficios, incluye:

•  Identificar los beneficios a entregar,
• La presentación de los mismos asegurando que sean específicos, medibles, realistas y con un tiempo de entrega delimitado,
• Análisis del impacto que los cambios en los beneficios pueda causar
• Asignación de responsables por la entrega de los beneficios comprometidos.

Administración de los Interesados

La administración de los interesados, incluye las actividades  que tienen el fin de obtener y mantener el apoyo de las personas y organizaciones beneficiadas por el programa, así como minimizar el rechazo de aquéllos que se ven afectados negativamente por el programa. Estas actividades requieren un manejo exhaustivo, eficiente y eficaz de las comunicaciones y congruencia con la gestión del cambio organizacional. La gestión exitosa de los interesados implica la distribución proactiva y planeada de la información entre las personas indicadas de forma oportuna.

Gobierno del Programa

El gobierno del programa, ejecuta  el proceso que tiene como metas desarrollar, implementar y controlar las políticas procedimientos y metodologías definidas para el programa.  Permite que el proceso de toma de decisiones sea efectivo y una gestión del programa enfocada en entregar los beneficios esperados, gestionar el riesgo y satisfacer a los interesados. El principal agente de gobierno es el comité directivo, cuya función es velar por la inversión realizada por la organización, incluyendo el monitoreo sobre la entrega de los beneficios.

Un programa exitoso es aquél que además de cumplir con las métricas relacionadas con la triple restricción; entrega los beneficios en tiempo y forma logrando la satisfacción de todos los interesados, minimizando los costos, cumpliendo con las políticas de la empresa dentro de la cultura organizacional.

Portafolios

La administración de portafolios es exitosa en la medida en la que logra metas específicas:

• Maximizar utilidades,
• Evaluar la inclusión de algún nuevo proyecto
• Excluir  oportunamente algún proyecto que no cumpla con los objetivos estratégicos de la organización.
• Identificar, priorizar, autorizar, evaluar y seleccionar los proyectos y programas utilizando algún método de valoración de la inversión.