Costos de un proyecto, visión general

El cálculo de costos de un proyecto beneficia la carrera profesional y laboral del Administrador de Proyectos porque le permite tomar decisiones informadas sobre la viabilidad del proyecto, para garantizar que el proyecto se finalice dentro del presupuesto. y así demostrar su capacidad para administrar con éxito los presupuestos y resultados para las empresas que los contratan.
Lo anterior contribuye a su reputación como un profesional de la industria con habilidades de administración de recursos y tiempo de alta calidad.

Como consecuencia, las empresas se benefician porque les da una visión clara de los costos asociados con la realización de sus proyectos. Esto les ayuda a mantener controlados sus presupuestos y a prevenir el desperdicio de recursos. Además, les permite planificar mejor los recursos y el tiempo que se necesita para completar sus proyectos exitosamente lo que contribuye a su éxito a largo plazo y a la reducción de los costos operativos.

¿Cómo se definen los costos de un proyecto?

Los costos de un proyecto son los gastos monetarios necesarios para llevar a cabo un proyecto. Estos costos pueden incluir todo, desde materiales y mano de obra hasta equipamiento y cargos financieros. Los costos de un proyecto también pueden incluir el costo total del proyecto, así como los costos directos e indirectos; directos son los directamente relacionados con el proyecto y los indirectos son aquellos que no están directamente relacionados con el proyecto, como los impuestos, los seguros y los costos financieros. Los costos del proyecto se calculan sumando todos los costos directos e indirectos.

¿Cuándo se deben calcular costos de un proyecto?

Los costos de un proyecto deben calcularse al inicio de la planificación del proyecto. Esto permite a las partes interesadas comprender los presupuestos necesarios para el éxito del proyecto y determinar si existen fuentes de financiación adecuadas. Esto también puede ayudar a identificar posibles problemas antes de comenzar el proyecto.

¿Por qué es importante calcular costos de un proyecto?

Calcular los costos de un proyecto es importante porque le permite al responsable del proyecto tener una idea precisa de los recursos financieros que se necesitan para llevar el proyecto a cabo. Esto ayuda a determinar si el proyecto es viable financieramente y a planear la forma en que se financiará. También puede ayudar a identificar áreas donde se pueden ahorrar recursos y ajustar los costos si es necesario. Finalmente, un cálculo preciso de los costos de un proyecto ayuda a asegurar que se cumpla dentro del presupuesto y los plazos previstos.

Por otro lado, la eficiencia, eficacia y rendimiento de un proyecto son mediciones indirectas del éxito del Director, Gerente o Administrador de Proyectos, por eso son importantes para la carrera laboral y profesional de la persona que desempeñe ese rol.

Rendimiento, eficacia y eficiencia de un proyecto

El rendimiento se mide normalmente por la cantidad de trabajo realizado en un periodo de tiempo determinado.

La eficacia se mide por la cantidad de trabajo realizado en relación con los objetivos establecidos.

La eficiencia se mide por la cantidad de recursos utilizados para alcanzar los objetivos.

Estas mediciones se pueden realizar a través de evaluaciones cuantitativas (por ejemplo, porcentajes de cumplimiento de objetivos) y/o cualitativas (por ejemplo, encuestas de satisfacción, entrevistas con los participantes del proyecto, etc.).

Influencia del costo de un proyecto a su endimiento, eficacia y la eficiencia

El costo de un proyecto puede influir de manera directa en el rendimiento, la eficacia y la eficiencia de un proyecto. El costo puede ser un factor limitante para el alcance de los objetivos del proyecto, puede limitar el tiempo disponible para el proyecto o puede limitar el personal necesario para completar el trabajo. En cualquier caso, los costos excesivos pueden reducir el rendimiento, la eficacia y la eficiencia del proyecto.

Factores económicos a tomar en cuenta para calcular los costos de un proyecto

Factores macroeconómicos

Factores microeconómicos

¿Cuáles son los factores a tomar en cuenta para proyectar los costos de un proyecto a futuro?

Las diferencias entre presupuesto, gasto, utilidad, precio y costos de un proyecto

Presupuesto: es el plan financiero para un proyecto o empresa, que establece los límites de los ingresos y gastos previstos para la realización de dicho proyecto.

Gasto: es la cantidad de dinero que se gasta para realizar un proyecto. Esto incluye materiales, mano de obra, herramientas, equipos, etc.

Costo: es el dinero que se invierte en los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto. Esto incluye materiales, mano de obra, herramientas, equipos, etc.

Precio: es el costo de un producto o servicio determinado.

Utilidad: es el resultado de la operación de un proyecto, es decir, la diferencia entre los ingresos y los gastos. Es el beneficio neto obtenido al llevar a cabo una actividad.

Relación entre inversión, presupuesto, gasto, costo, precio y utilidad de un proyecto

La inversión es el total de dinero destinado a un proyecto, el presupuesto es el plan de gastos previstos para un proyecto, el gasto es el costo de los materiales, mano de obra y servicios necesarios para llevar a cabo un proyecto, el costo es el dinero invertido para adquirir un bien o servicio, el precio es el monto de dinero cobrado por un bien o servicio, y la utilidad es el beneficio obtenido de un proyecto después de descontar todos los gastos.

Todas estas variables están relacionadas entre sí en el sentido de que la inversión se refiere a los recursos financieros inicialmente necesarios para llevar a cabo el proyecto, el presupuesto se refiere a los gastos previstos para el proyecto, los gastos se refieren al costo de los materiales y mano de obra necesarios para llevar a cabo el proyecto, el costo se refiere a la cantidad de dinero invertida para adquirir un bien o servicio, el precio se refiere a la cantidad de dinero cobrada por un bien o servicio, y la utilidad se refiere al beneficio obtenido después de descontar los gastos.

Relación matemática

La inversión es el monto de dinero inicial requerido para comenzar un proyecto. El presupuesto es el monto total de los costos estimados para llevar a cabo un proyecto. El gasto es el monto total de los recursos utilizados para realizar un proyecto. El costo es el monto total de los recursos utilizados para realizar un proyecto, incluyendo materiales, mano de obra, equipo, etc. El precio es el monto de dinero que un comprador está dispuesto a pagar por un producto o servicio. La utilidad es el monto de dinero que queda después de restar los costos de los ingresos. Estas variables están relacionadas matemáticamente de la siguiente manera: Utilidad = Ingresos – Costos = Precio – Gasto – Inversión.

Administración de riesgos y los costos de un proyecto

La administración de riesgos de un proyecto está estrechamente relacionada con el costo de un proyecto. Si los riesgos no son identificados y controlados adecuadamente, se pueden producir costos inesperados para el proyecto. Esto puede incluir el costo de reparar errores, retrasos, gastos de litigio y otros. Por lo tanto, una administración de riesgos adecuada puede ayudar a reducir el costo del proyecto al identificar y controlar los riesgos potenciales.

El costo de riesgos y el costo total de un proyecto?

Factores a tomar en cuenta apara segurar que un proyecto genere utilidades

1. Definir un objetivo claro y realista: El objetivo del proyecto debe estar claramente definido, para que todos los involucrados puedan entenderlo fácilmente y conocer los requerimientos necesarios para alcanzar el objetivo.
2. Establecer un presupuesto realista: Establecer un presupuesto realista es clave para garantizar que el proyecto pueda generar utilidades. Se deben considerar todos los costos involucrados, como los costos de materiales, mano de obra y servicios.
3. Utilizar el mejor equipo: El equipo involucrado en el proyecto debe estar compuesto por personas cualificadas y con experiencia, para asegurar que los resultados sean los mejores.
4. Establecer un cronograma realista: Que incluya todas las tareas necesarias es fundamental para mantener el control de los costos y asegurar que el proyecto se termine a tiempo.
5. Establecer controles de calidad: Establecer controles de calidad para asegurar que el proyecto cumpla con los estándares de calidad establecidos es una parte esencial del proceso para garantizar que el proyecto genere utilidades.
6. Establecer un plan de marketing: Establecer un plan de marketing adecuado para promocionar el proyecto y generar ventas es una parte esencial para asegurar que el proyecto genere utilidades.

Las metodologías más utilizadas para calcular los costos de un proyecto son:

Relacion entre metodología, técnica, y estándar

La metodología es un conjunto de principios, marcos de trabajo, procesos y procedimientos que guían la ejecución de un proyecto. Las técnicas son los métodos y herramientas específicos utilizados para aplicar la metodología. Los estándares son las normas, reglas y directrices que se deben seguir para asegurar que los procesos y resultados cumplan con los requisitos de calidad esperados. Por lo tanto, se puede decir que la metodología proporciona el marco general para la ejecución de un proyecto, mientras que las técnicas y los estándares se utilizan para llevar a cabo la metodología de una manera eficaz y predecible. Entonces, las metodologías son creadas para cada proyecto alineadas a un estándar y con aplicación común de técnicas.

Técnicas más utilizadas para calcular los costos de un proyecto

1. Análisis Costo-Beneficio: Este método busca determinar el valor de un proyecto al comparar los costos con los beneficios.
2. Análisis de Valor Presente Neto (VPN): El análisis de VPN se usa para determinar el valor actual de un proyecto utilizando los flujos de efectivo futuros.
3. Análisis de Sensibilidad: El análisis de sensibilidad es una herramienta para determinar cómo los cambios en los precios, los costos, los ingresos o los flujos de efectivo afectarían los resultados financieros de un proyecto.
4. Presupuesto de Capital: Un presupuesto de capital es un plan para el uso de los recursos financieros que se necesitan para llevar a cabo un proyecto
5. Estimación de Costos: Esta técnica se utiliza para predecir los costos totales de un proyecto de acuerdo con los recursos y los tiempos previstos.
6. Contabilidad de Gestión: La contabilidad de gestión busca medir el costo y el rendimiento de los proyectos y los productos a fin de alcanzar los objetivos estratégicos de una organización.

Los organismos internacionales que certifican dichas técnicas como parte de la Administración de Proyectos

1. Project Management Institute (PMI): PMI es un organismo internacional sin fines de lucro que ofrece certificaciones para el gerente de proyectos. Estas certificaciones incluyen el PMP (Project Management Professional) y el CAPM (Certified Associate in Project Management)
2. International Project Management Association (IPMA): IPMA es una asociación internacional que ofrece certificaciones para el gerente de proyectos. Estas certificaciones incluyen el IPMA Level A (Certificate in Project Management) y el IPMA Level C (Certified Project Manager).
3. Association for Project Management (APM): APM es un organismo internacional sin fines de lucro que ofrece certificaciones para el gerente de proyectos. Estas certificaciones incluyen el APM Project Professional (APP) y el APM Project Management Qualification (PMQ).
4. International Institute of Business Analysis (IIBA): IIBA es un organismo internacional que ofrece certificaciones para los analistas de negocios. Estas certificaciones incluyen el Certified Business Analysis Professional (CBAP) y el Certified Business Analysis Practitioner (CBAP).

Organismos especializados en certificaciones financieras

1. ICMA (Institute of Cost and Management Accountants): Esta institución ofrece certificaciones como Certified Management Accountant (CMA) y Certified Financial Management (CFM). Estas certificaciones se centran en la administración de costos y presupuestos, así como en la contabilidad financiera.
2. AACE International (Association for the Advancement of Cost Engineering): Esta asociación profesional ofrece certificaciones como Certified Cost Engineer (CCE) y Certified Cost Consultant (CCC). Estas certificaciones se enfocan en la eficiencia de los costos, la planificación y el presupuesto.
3. CPA (Certified Public Accountant): Esta certificación se otorga a contadores públicos que han completado los exámenes y cumplen con los requisitos de la jurisdicción donde se les otorga. Esta certificación se enfoca en la contabilidad financiera, la preparación de impuestos y la auditoría.

Las técnicas recomiendada PMI, Prince2, y Agile

Procesos para calcular los costos de un proyecto según estándares de Administración de Proyectos

PMI (Project Management Institute)

1. Establecer el alcance del proyecto: Esta etapa implica definir y documentar los requisitos y las características del proyecto que se van a llevar a cabo, así como la forma en que se documentarán y controlarán los cambios que se produzcan.
2. Estimar recursos: Esta etapa implica estimar los recursos (personas, equipos, materiales, etc.) que se necesitarán para llevar a cabo el proyecto.
3. Estimar los costos: Esta etapa implica estimar los costos para los diferentes recursos identificados en la etapa anterior. Esto puede incluir costos de mano de obra, costos de materiales, costos de equipos, costos de transporte, etc.
4. Establecer un presupuesto: Esta etapa implica agregar todos los costos estimados para los recursos del proyecto y crear un presupuesto total. Esto le dará a la organización una idea clara de cuánto costará el proyecto.
5. Monitorear los costos: Esta etapa implica monitorear y controlar los costos reales en comparación con los presupuestados. Esto es importante para asegurar que el proyecto no se sobrepase del presupuesto y que se mantenga dentro de los límites de costos establecidos.

PRINCE2

1. Establecer estándares de costos: Establezca los estándares de costos a través de la definición de los requisitos para el proyecto y los costos que estarán asociados.
2. Determinar los recursos necesarios: Determine los recursos que necesitará cada paso del proyecto, incluidas la cantidad de trabajadores, el tiempo estimado, los materiales y los costos de transporte.
3. Estimar los costos: Estime los costos de los recursos necesarios para completar el proyecto. Esto incluye los costos laborales, los costos de los materiales y los costos de transporte.
4. Evaluar los costos: Evalúe los costos totales estimados para el proyecto y compare con el presupuesto del proyecto.
5. Monitorear los costos: Monitoree los costos a medida que el proyecto se desarrolla para asegurarse de que se estén gastando los fondos de la manera correcta.
6. Realizar ajustes: Realice ajustes al presupuesto y los recursos a medida que sea necesario para asegurar que el proyecto se desarrolle según el presupuesto.

Agile

1. Establece el alcance del proyecto: El equipo debe reunirse para comprender la visión global del proyecto y para desarrollar un alcance detallado que identifique los requisitos funcionales y los entregables que es necesario completar.
2. Establece un presupuesto: El equipo debe establecer un presupuesto para el proyecto y determinar cómo se distribuirá el presupuesto para cubrir todos los costos relacionados.
3. Establecer un cronograma: El equipo debe establecer un cronograma para completar el proyecto y asegurarse de que el cronograma se ajuste al presupuesto.
4. Establece los recursos necesarios: El equipo debe determinar los recursos necesarios para completar el proyecto, como equipos de trabajo, contratistas externos, infraestructura, etc.
5. Establece una estrategia de seguimiento: El equipo debe diseñar una estrategia de seguimiento para asegurarse de que el proyecto siga el presupuesto y el cronograma.
6. Calcule los costos: Una vez que se definen los recursos necesarios y la estrategia de seguimiento, el equipo debe calcular los costos estimados para cada uno de los recursos. Esto incluye gastos como alquileres, sueldos, materiales, etc.
7. Establece los límites: El equipo debe establecer límites para los costos, el tiempo y los recursos necesarios para completar el proyecto. Esto ayudará a limitar el presupuesto y asegurarse de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto.

Project+

1. Establecer los requisitos del proyecto: Primero, se debe definir cuidadosamente el alcance del trabajo, las tareas involucradas y los recursos necesarios para completar el proyecto. Esto exige una comprensión clara de los objetivos del proyecto, los plazos y los presupuestos.
2. Estimación de los costos: La estimación de los costos implica identificar los costos directos, los costos indirectos y los costos de capital. Esto se logra mediante la identificación y la estimación de los recursos necesarios para completar el proyecto, como materiales, equipos, mano de obra y tiempo.
3. Desarrollo de un presupuesto: El presupuesto se desarrolla una vez que se hayan estimado los costos. Esto implica asignar los costos a los diferentes componentes del proyecto. Por ejemplo, se asignan los costos de materiales al costo total del proyecto.
4. Análisis de los costos: Una vez que se haya desarrollado el presupuesto, se debe realizar un análisis de los costos, para verificar que los costos estimados sean razonables. El análisis de los costos también es útil para identificar los factores que afectan los costos y para tomar decisiones sobre cómo optimizar el presupuesto.
5. Monitoreo de los costos: Por último, se debe monitorear el presupuesto a lo largo del proyecto para asegurarse de que los costos se mantengan dentro del límite establecido. Esto significa realizar un seguimiento de los gastos y compararlos con el presupuesto para asegurarse de que el proyecto no se desvíe de los límites de presupuesto.

Estándar ISO para calcular el costo de un proyecto

El estándar ISO para calcular los costos de un proyecto es ISO 21505: Gestión de costos de proyectos. Esta norma ayuda a los profesionales de la gestión de proyectos a entender mejor cómo se deben calcular los costos de un proyecto. Proporciona un marco para entender la naturaleza de los costos en un proyecto y cómo se deben calcular de forma eficiente y precisa.
Según el estándar ISO 21505, los costos de un proyecto se deben calcular de la siguiente manera:

1. Definir los objetivos y alcance del proyecto
2. Establecer un presupuesto para el proyecto
3. Identificar los recursos necesarios para el proyecto
4. Realizar una estimación de los costos totales.
5. Determinar el costo unitario.
6. Analizar el costo unitario.
7. Calcular los costos reales del proyecto

¿Qué puede aportar un analista de costos como auxiliar del Director de Proyectos?

Un analista de costos puede ser un auxiliar importante para el Director de Proyectos por varias razones:

1. Ayudar al Director de Proyectos a evaluar los presupuestos y los costos de los proyectos. Esto implica identificar los costos directos e indirectos, así como los costos de capital y de operación.
2. Puede establecer un presupuesto realista para el proyecto y asegurar que se cumplan los requisitos de ese presupuesto.
3. Identifica áreas de gasto en las que puede haber ahorros, así como las oportunidades para reducir los costos de los proyectos.
4. Monitoriza los costos durante el desarrollo del proyecto para asegurarse de que se estén cumpliendo los objetivos financieros.

¿Qué preparación académica debe tener un analista de costos?

Un analista de costos debe tener una preparación académica en contabilidad, finanzas, economía, administración de empresas u otros campos relacionados con el análisis financiero. Además, debe tener conocimientos avanzados en análisis de costos, presupuestación y contabilidad de gestión.El trabajo exige una comprensión profunda de los libros de contabilidad y el conocimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). También se requiere una comprensión de los principios de contabilidad de costos, y una preparación en el uso de herramientas de análisis financiero como los ratios financieros y la matemática financiera.

Proyectos famosos por haber rebasado sus presupuestos iniciales

Los proyectos realizados en el siglo XX más famosos por haber rebasado sus presupuestos iniciales

1. Canal de Panamá: Se llevó a cabo entre 1904 y 1914. El presupuesto inicial era de US$ 75 millones, pero el costo final fue de US$ 375 millones. Sobrecosto debido a la complejidad de la ingeniería y la necesidad de construir una vía de agua de 82 kilómetros de largo que conectara el océano Atlántico con el océano Pacífico.
2. Hoover Dam: Se realizó en 1930, el presupuesto inicial era de US$ 165 millones, pero el costo final fue de US$ 492 millones. Por los retrasos y costos adicionales para construir el dique de 726 pies de alto, y a los problemas de seguridad y deslizamientos de tierra que surgieron durante el proyecto.
3. Manhattan: Construcción de la primera bomba atómica. El presupuesto inicial era de US$ 2 mil millones, pero el costo final fue de US$ 2.2 mil millones. Esto se debió a la complejidad del proyecto, la necesidad de mantener el proyecto en secreto y al gran número de científicos y técnicos necesarios para completar el proyecto.
4. Saturn V: Fue el programa espacial que llevó al hombre a la Luna. El presupuesto inicial era de US$ 7.5 mil millones, pero el costo final fue de US$ 20.4 mil millones. Esto se debió a los retrasos y costos adicionales para desarrollar los tres motores de combustible sólido de Saturno V, así como a los costos de los combustibles y materiales de lanzamiento necesarios para el programa.
5. Muro de Berlín: Construyó el muro de Berlín entre 1961 y 1989. El presupuesto inicial era de US$ 3 mil millones, pero el costo final fue de US$ 16 mil millones. Esto se debió a la necesidad de construir una muralla de hormigón de 155 kilómetros de largo y a los costos relacionados con la vigilancia y el mantenimiento del muro.

Los proyectos realizados en el siglo XXI más famosos por haber rebasado sus presupuestos iniciales

1. Túnel del Canal de la Mancha (2001): El proyecto del Túnel del Canal de la Mancha unió Inglaterra y Francia y fue el proyecto de ingeniería más grande jamás emprendido. El proyecto sobrepasó su presupuesto inicial debido a los retrasos en la construcción y a los costos de seguridad mayores de lo esperado.
2. Olímpico de Londres 2012: El proyecto Olímpico de Londres 2012 fue el proyecto de mayor presupuesto del siglo XXI, con un costo estimado de 19 mil millones de libras. El proyecto sobrepasó su presupuesto debido a los costos de construcción, transporte y seguridad mucho mayores de lo previsto.
3. Escudo de Defensa de Israel (2002): El proyecto de Escudo de Defensa de Israel fue diseñado para proteger el territorio israelí de los misiles, cohetes y armas químicas. El proyecto sobrepasó su presupuesto debido a los costos de desarrollo de tecnologías de defensa más avanzadas de lo previsto.
4. Ampliación del Canal de Panamá (2007): El proyecto de Ampliación del Canal de Panamá fue financiado por el gobierno de Panamá como parte de un plan para modernizar el canal. El proyecto sobrepasó su presupuesto debido a los costos de construcción y de la necesidad de ampliar el canal para acomodar nuevos buques.
5. Estadio Nacional de Brasil (2014): El proyecto de Estadio Nacional de Brasil fue diseñado para la Copa Mundial de Fútbol de 2014. El proyecto sobrepasó su presupuesto debido a los costos de construcción y a los costos de transporte y seguridad mayores de lo previsto.