Etiqueta: Administración de Proyectos

  • Administrar Riesgos: Prever el futuro y cambiar el destino

    ¿Quienes cambian el destino?

    ¿Qué tienen en común el Oráculo de Delfos, K’inich Janaab’ Pakal y el Doctor Strange?. Todos ellos en algún momento previeron eventos, y esa previsión permitió tomar acción para cambiar los sucesos futuros y así evitar o propiciar lo previsto.

    El Oráculo de Delfos

    Por ejemplo: En la antigua Grecia, el Oráculo de Delfos era famoso por sus profecías. En el año 480 a.C., el rey persa Jerjes I planeaba invadir Grecia con un poderoso ejército. Antes de emprender esta importante campaña militar, Jerjes decidió consultar al Oráculo de Delfos para obtener una respuesta divina sobre el resultado de la guerra.

    Según las crónicas históricas, Jerjes envió a un mensajero especial al Oráculo de Delfos para hacerle la pregunta y recibir la respuesta de la Pitia, la sacerdotisa del templo que actuaba como intermediaria con los dioses. La respuesta que recibió Jerjes fue ambigua y desconcertante. La Pitia le dijo: «Un gran ejército cruzará la tierra; una gran derrota lo aguarda». Esta respuesta dejó a Jerjes desconcertado, ya que no estaba claro si se refería a su ejército o al ejército griego.

    A pesar de la ambigua respuesta, Jerjes decidió continuar con sus planes de invasión y cruzó el Helesponto con un vasto ejército y flota hacia Grecia. Sin embargo, la campaña terminó en una derrota para los persas en la Batalla de Salamina y más tarde en la Batalla de Platea. Estas derrotas marcaron un punto de inflexión en la expansión del Imperio Aqueménida y la posterior retirada de las fuerzas persas de Grecia.

    El Rey Pakal

    Por otro lado, se cuenta que Pakal tuvo una visión en la que se le revelaba la construcción de un templo que rendiría culto a la deidad maya del Sol. Siguiendo las indicaciones de su visión, se dedicó a la edificación del impresionante Templo de las Inscripciones en Palenque, que posteriormente se convirtió en su lugar de entierro.

    El Dr. Strange

    Y el Doctor Strange, con ayuda de su gurú aprende a usar el Ojo de Agamotto, un artefacto místico que le permite ver diferentes líneas de tiempo y posibilidades futuras. Strange aprende a explorar diferentes futuros y a tomar decisiones estratégicas para evitar eventos catastróficos y proteger a la humanidad.

    Administración de Riesgos

    Riesgo se define como la probabilidad de que ocurra un evento o situación incierta que pueda afectar negativa o positivamente el logro de objetivos esperados de una organización, proyecto o iniciativa que puer ser causada por amenazas o vulnerabilidades.

    ¿Será que el Oráculo de Delfos, Pakal y el Dr, Strange detectaron algún riesgo?

    Tenemos también que una respuesta al riesgo es una acción planificada y estratégica que se toma para abordar un riesgo identificado. El objetivo principal de estas respuestas es minimizar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos, reducir su impacto en caso de que se materialicen, o aprovechar las oportunidades que pueden surgir de los riesgos. Las respuestas al riesgo se basan en la evaluación y análisis de los riesgos identificados, teniendo en cuenta factores como la probabilidad de ocurrencia, el impacto potencial y la tolerancia al riesgo de la organización.

    ¿Las acciones que tomó Jerjes I para enfrentar las batallas de Salamina y la de Platea, fueron respuestas al riesgo de perderlas?

    ¿La construcción del Templo de las Inscripciones de Palenque no fué respuesta a la visión de Pakal, no fue una respuesta para aprovecharla?

    ¿El Administrador de Riesgos es el moderno Oráculo de Delfos, es el modeno Pakal, es la versión “live action” del Dr. Strange?

    El administrador de riesgos se encarga tanto de administrar como de gestionar las posibilidades de que ocurra un evento incierto. El evento es incierto porque está ubicado en el futuro. Por lo tanto, el administrador de riesgos trabaja con eventos ubicados en el futuro, esos eventos pueden ser previstos por el mismo gerente de riesgos y/o por cualquier miembro del equipo del proyecto pero, finalmente, trabaja con el futuro y, dentro de sus responsabilidades está darle respuesta a ese evento con la intención de minimizar sus impactos sobre el proyecto es decir, dentro de sus responsabilidades está cambiar ese futuro.

    [bctt tweet=»El administrador de riesgos trabaja con eventos ubicados en el futuro» username=»mpcosgaya_coach»]

    Lo que hace el administrador de proyectos es bastante parecido a lo que hecho por el Oráculo de Delfos, Pakal y el Dr, Strange, ¿Verdad?

    El administrador de riesgos no basa su visión del futuro en sus sueños, (al menos así parece) ni sobre un poder sobre natural, sí ha cambiado la bola de cristal, las cartas y la quiromancia por una fuente poderosa: el pasado.

    Ese pasado es analizado, diseccionado, y escutriñado por las matemáticas (la probabilidad y la estadística).

    El administrador de riesgos trabaja con un pasado estructurado (ese pasado es producto de la ejecución de procesos bien definidos), mismo que analiza en el presente para cambiar el futuro que ha previsto desde el mismo presente.

    [bctt tweet=»Desde el presente, el administrador de riesgos analiza el pasado estructurado por procesos y así cambiar el futuro» username=»mpcosgaya_coach»]

    Por eso para mi, el rol de administrador de riesgos es un rol de super héroe.

    [bctt tweet=»El rol de administrador de riesgos es un rol de super héroe» username=»mpcosgaya_coach»]

  • Administración de Proyectos, Administrando tu vida ©

    “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.” (Guía PMBOK® 5th ed., página 3).

    Factor Humano Formación

    ¿Cuántas veces haz manejado algún aspecto de tu vida como un proyecto?, ¿Te parece descabellado aplicar tus conocimientos de Administración de Proyectos a tu propia vida?.

    Administración de Proyectos - Administrar tu Vida
    Administración de Proyectos – Administrar tu Vida

    Primero, no se trata de que elabores toda la documentación, de que realices todas las actividades y mucho menos de estresarte como lo hacen los proyectos que diriges en tu actividad profesional.

    Se trata de la estructura de pensamiento que la Administración de Proyectos te proporciona, de tomar en cuenta que el esfuerzo que vas a aplicar es temporal y que el proyecto está enfocado en el esfuerzo, no en el resultado.

    Al pensar en un proyecto inmediatamente piensas en recursos, en requerimientos, riesgos, comunicación, alcance, interesados, presupuestos, fechas, seguimiento…

    ¿En qué piensas cuando te propones realizar alguna mejora en tu casa, como pintar, arreglar el picaporte o cambiar el piso?

    Ahora una reflexión más profunda, más trascendental: ¿Qué piensas cuando piensas en tu vida?… ¿Por qué te pregunto esto? bueno, porque la vida también es finita en el tiempo, también es un esfuerzo que inicia y terminará en algún momento.

    Durante uno de mis talleres de coaching de vida los participantes responden estas preguntas:

    Escribir
    Escribir

    ¿Qué quiero?
    ¿Qué ganaré si consigo lo que quiero?

    ¿Qué perderé si consigo lo que quiero?

    ¿Quién se beneficiaría además de mí?

    ¿A quién perjudicaría?

    ¿Qué voy a hacer después de lograr lo que quiero?

    ¿Cuándo voy a lograr lo que quiero?

    ¿Esta batalla es realmente mía?

     

    Entre muchas otras, lo importante en este momento es ver que estas preguntas son muy parecidas a las que se plantean al inicio de un proyecto, sea cual sea su naturaleza.

    Es obvio que al inicio y durante la vida de cualquier proyecto, nuestro objetivo siempre es el mismo: que el proyecto sea exitoso es decir, que se utilicen los recursos previstos, en el tiempo planeado, que cumpla con el alcance y que satisfaga todos los requerimientos aplicando el esfuerzo estimado. Sin embargo durante la vida del proyecto vamos recopilando toda la información que implique un aprendizaje, ya sea relacionado con la cultura organizacional, con los procesos establecidos, las políticas, los procedimientos, la tecnología, la técnica, o el negocio.

    Esta recopilación de lecciones aprendidas es lo que al menos en teoría, debería ser lo que le da valor al camino recorrido desde el inicio hasta el fin del proyecto; en el peor de los casos, si el proyecto llegara a cancelarse, quedaría al menos el registro de esas experiencias para ser aplicadas en el siguiente proyecto.

    Todo lo anterior resulta bastante lógico, aplicable, y hasta trivial sobre todo si te dedicas a la Administración de Proyectos, ¿Todo esto puede ser aplicado a tu vida personal, a tu vida profesional, a tu vida laboral?.

    Ejemplos  Ejemplos

    Ejemplo 1

    Imagina que has decidido cambiar de casa, esto por sí mismo tiene un inicio y un fin, trae consigo algunos riesgos, debe cumplir con tus requerimientos, ajustarse a tu presupuesto; probablemente deberás negociar tiempo en tu trabajo, con tu actual casero, y con el vendedor; también es posible que debas negociar dinero con el vendedor y con tu banco; tal vez alguno de tus allegados se acerque a ti para preguntarte cómo le estás haciendo para mudarte, para negociar con el banco, cómo encontraste la casa, quién te está asesorando para comprar, o qué se necesita para conseguir un buen crédito en tu banco es decir; tal vez se acerque para que le platiques lo que has aprendido.

    Ejemplo 2

    Si necesitas certificar tus conocimientos profesionales, es probable que estés pensando en aprobar el examen correspondiente y que para eso deberás tomar un curso, seminario o taller que te proporcione los conocimientos correspondientes. Para lograr tu objetivo seguramente buscarás al mejor proveedor de servicios de este tipo es decir, al que te dé un precio más bajo por la mayor cantidad de conocimientos, preparación para el examen, tiempo de preparación, materiales de apoyo y que tenga el porcentaje más alto de alumnos certificados para minimizar así el riesgo de invertir en vano tu dinero.

    Ejemplo 3

    Conseguir el puesto que siempre has soñado antes de que tu edad te deje fuera de mercado requerirá sin lugar a dudas que tengas los conocimientos que se requieren, que las personas adecuadas lo sepan, que cumpla con los requerimientos administrativos, que tengas acceso a información privilegiada y de primera mano, que tengas una buena relación con el statu quo y que muestres la actitud más adecuada para el desempeño de ese puesto.

    Vida: Proyectos, Programas, Portafolios Y Más

    ¿Negociar, riesgos, requerimientos, presupuestos, tiempo, aprendizaje? mmm… ¿Esto no es muy parecido a un proyecto?.

    Siguiendo la  misma idea pronto verás que tu vida está compuesta por varios proyectos, programas y portafolios.

    Por supuesto que la vida es mucho más que proyectos, que también tiene su parte operativa, que la influencia más importante sobre ella viene de nuestras emociones las cuales no siempre son lógicas y que administrarla no es lo mismo que vivirla.

    Sin detrimento de lo anterior también es cierto que aplicar lo que sabes de Administración de Proyectos a tu propia vida te puede ayudar a identificar lo que vas aprendiendo de tus éxitos y de tus fracasos, lo que vas dejando a quienes te siguen y todo lo que te falta por hacer.

    Vive la vida y adminístrala cada vez mejor, haz de tu vida tu proyecto más exitoso