Durante tu carrera profesional, seguramente verás intentos fallidos de promoción a puestos gerenciales. Muchos de esos fracasos se deben a errores u omisiones en la comunicación por parte de los aspirantes.
Los gerentes invierten entre el 15% y el 90% de su tiempo comunicando, es por eso que esa habilidad es imprescindible en cualquier profesional que aspire a este tipo de puestos.
El correo electrónico es, hoy por hoy una de las herramientas más utilizadas por los gerentes para comunicar asuntos relacionados con sus actividades diarias tanto con sus subalternos como son sus pares y sus superiores.
La habilidad de comunicar vía correo electrónico va más allá del uso del software para envíar y recibir, de la ortografía y aún del estilo de redacción.
La creación de correos electrónicos debe estar incluída en un plan de comunicación que a su vez forme parte de tu estrategia de desarrollo profesional y laboral, de otra manera el camino a la gerencia será sinuoso, errático y largo.
El uso del correo electrónico debe tomar en cuenta el entorno
La planeación a la que me refiero debe tomar en cuenta y baserse en el entorno laboral, que para estos efectos incluye la cultura organizacional, las normas, reglamentos, leyes, estándares, modelos y metodologías a las que está sujeta la organización así como usu visión, misión, valores, políticas, métodos, procedimientos, y estrategias tanto financieras como comerciales
Enviar correos electrónicos que no tomen en cuenta lo antes mencionado, son ignorados por sus destinatarios y, en la mayoría de los casos, impactan negativamente tu carrera profesional.
Por eso necesitas, más temprano que tarde, dominar el entorno; que al menos te asegures de tener acceso a toda la información relacionada.
Los correos electrónicos sirven de evidencia cualitativa y cuantitativa de tu trabajo, lo cual incluye tu conocimiento del entorno.
Imagina un correo en el que implícitamente solicites que la empresa incurra en pérdidas económicas o en incumplimiento de compromisos con proveedores o con clientes, sin dudarlo la consecuencia sería perjudicial para tí.
No sólo el entorno debe dominarse y tomarse en cuenta para la planeación de tu comunicación laboral y profesional, también la situación, y el momento; pero de ello te compartiré en otra oportunidad.
Hoy tengo algunas gentes formidables trabajando para mí. Cuando usted tenga un grupo como este, tiene dos opciones, la operación capitán Bligh y la operación Mr. Roberts. A una la llamaría yo autocrática y a la otra la terapia de grupo.
Ya existe mucha información publicada acerca de las ventajas y desventajas de las organizaciones matriciales por lo que aquí me enfocaré en las capacidades que tú como profesional de a la administración de proyectos debes tener para sobrevivir en una organización matricial.
He estructurado este artículo de la siguiente manera:
1) Las Capacidades Para Desenvolverte En Una Organización Matricial
Administración de la IncertidumbreLa capacidad de trabajar eficientemente en un ambiente falto de claridad al tiempo que se da dirección y dar suficiente claridad a los diferentes interesados en el proyecto y a clientes.
Manejo de Conflictos: La capacidad para resolver diferentes tipos de conflictos entre los integrantes del equipo del proyecto, de los diferentes interesados y los que pudieran surgir durante la vida del proyecto
Motivación de la Creatividad:La capacidad para motivar a los diferentes interesados e involucrados para que aporten nuevas ideas enfocadas a la solución o mejora de temas relacionados con el proyecto.
Habilidades ParaCrearRelaciones:La capacidad para establecer y mantener diferentes tipos de relaciones de colaboración profesional, entre los diferentes interesados e involucrados en el proyecto.
AlineaciónEstratégicay Táctica: La capacidad para alinearse estratégicamente y tácticamente con interesados e involucrados en el proyecto para alcanzar el objetivo del proyecto así como metas, y objetivos interdependientes.
HabilidadPolítica: La capacidad para recorrer los caminos establecidos por la cultura organizacional en el beneficio de la empresa, de los interesados e involucrados en el proyecto y en el tuyo propio.
CapacidaddeLiderazgo:Capacidad de liderazgo situacional, de fomentar y motivar el trabajo en equipo, habilidad para tomar decisiones y actuar.
2) Competencias de Liderazgo
Las competencias necesarias para ejercer un liderazgo efectivo y eficiente en una organización matricial son de diferente ámbito por lo cual te las presento debidamente clasificadas
3) Analogía entre las organizaciones matriciales y un rombo
¿Un Rombo?, ¡Un rombo no se mantiene en equilibrio!
Las organizaciones matriciales generalmente se implantan en negocios globalizados, multiculturales y orientados al servicio al cliente. Estas organizaciones requieren gerentes organizados verticalmente para soportar su operación y de administradores de proyectos que se responsabilicen del desarrollo y mejoramiento de productos.
[bctt tweet=»#AdministracionProyectos Una organización matricial: Operación vertical, proyectos horizontales» username=»mpcosgaya_coach»]
Lo anterior da forma a la característica más importante de estas organizaciones: Cada miembro del equipo de proyecto tiene dos «jefes»: El gerente funcional y el administrador de proyectos; sin embargo tanto los gerentes funcionales como los Administradores de proyecto al ser parte de la organización terminan reportando a un gerente de alto nivel.
Esta característica se puede representar gráficamente de la siguiente manera:
Diamante – Organizacional Matricial
Que es muy diferente al tipo de organización tradicional
Organización Tradicional – Lineal
Como puedes ver el diamante o rombo es mucho más frágil en cuanto a equilibrio.
[bctt tweet=»#AdministracionProyectos El balance de poderes es el equilibrio de la organización matricial» username=»mpcosgaya_coach»]
Para que el rombo se mantenga equilibrado es necesario que el peso (poder) de las esquinas intermedias (Gerente funcional y Administrador de Proyectos) sea igual ya que si alguno de los dos es más poderoso (pesado) el rombo se caería después de obligar a la esquina inferior (miembro del equipo) a hacer malabares.
Quien se encarga de mantener ese balance es la esquina superior (Directivo) ya que es ella quien puede dosificar el poder del gerente funcional y del administrador de proyectos, ella es quien tiene la visión estratégica del negocio y por lo tanto quien tiene la información necesaria para decidir cual de las dos esquinas intermedias debe incrementar o decrementar su poder.
[bctt tweet=»#AdministracionProyectos En la O. Matricial la Dirección equilibra el poder del G. Func. y de Proyectos» username=»mpcosgaya_coach»]
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Por otro lado es bien claro que el peso del diamante está soportado por la esquina inferior es decir, por el miembro del equipo de proyecto. El miembro del equipo de proyecto es quien recibe de primera mano el impacto de tener dos figuras a las cuales reportar actividades y es quien soporta cualquier desequilibrio de poderes entre su gerente funcional y su administrador de proyectos.
Ejecutivo de Alto Nivel
Entre las características ideales deseables de una organización matricial, las que están directamente a cargo del ejecutivo de alto nivel son:
Mantener balanceados la influencia y el poder de los gerentes funcionales y de proyectos Su toma de decisiones debe ser el resultado del procesamiento de la gran cantidad de información que se genera. El ejecutivo de alto nivel debe delegar pero maneja el contexto de las decisiones y crea los escenarios idóneos para ser tomadas ya que él tiene conocimiento pleno y domina la estrategia del negocio a la que deben estar alineados tanto los proyectos como las funciones de la organización. En base a las expectativas de la organización el ejecutivo de alto nivel responde adecuadamente a la presión para la asignación de recursos
En general los altos directivos están más desalineados de las metas que los mandos medios (Incluidos Gerentes Funcionales y Administradores de Proyectos) porque pasan mucho tiempo traduciendo la estrategia a objetivos operacionales, esto trae conflictos entre los objetivos funcionales y los de cada proyecto.
Administrador de Proyectos
Las áreas de oportunidad a los que se enfrentan los Administradores de Proyectos son:
Alineación de objetivos Aclarar roles y responsabilidades La toma de decisiones: ¿Quién decide, qué y quién es responsable de qué, por qué y para qué? Visualizar a la organización a largo plazo Cambiar la mentalidad de «coto de poder» a participación colaborativa
El administrador de proyectos puede aprovechar éstas áreas de oportunidad de la siguiente manera:
Comunicar constantemente la visión y objetivos de la empresa relacionados con el proyecto. Mantener presente en el equipo de proyecto el nivel de importancia y las expectativas que tiene la empresa sobre el proyecto.
Crear, mantener, publicar y promoveer el uso de un conjunto de herramientas de gestión matricial en la que se incluyan lecciones aprendidas exitosas como ejemplo del uso de esas herramientas.
Mantener una hoja de cálculo en la que se presenten las metas funcionales y del proyecto que sea distribuida tanto a los miembros del equipo como a los respectivos gerentes funcionales y a los directivos. En esta hoja debe quedar muy claro qué Directivo es el directamente responsable de mantener el objetivo del proyecto alineado a la visión estratégica de la empresa
Tener una matriz de roles y responsabilidades actualizada y proporcionarla regularmente tanto a los gerentes funcionales como a los miembros del equipo. Esta matriz debe incluir también un único punto de contacto tanto para comunicaciones como para aprobaciones de las distintas áreas funcionales involucradas y dentro del propio proyecto.
Asignar responsabilidades claras para objetivos de negocio entre los roles funcionales y matriciales.
Seguir una regla básica y lógica cuando buscar acuerdos crea cuellos de botella: Quién tenga la información más completa, verídica y útil es quien dirige la toma de decisiones
Designar a un responsable de reportar a la Alta Dirección el desempeño del proyecto
Definir y publicar los valores esperados de las métricas del proyecto, reconocer y recompensar abiertamente a los miembros del equipo cuando estos valores se alcancen.
No esperar a que se dé el resultado exitoso o fallido para recompensar y reconocer el trabajo del equipo es decir, dar valor al camino recorrido y no sólo a la meta que se persigue.
Crear, mantener y publicar un panel de control con los MOPs clave, a fin de mantener siempre foco en el camino que se va recorriendo y no sólo en la meta.
Mantener reuniones informativas constantes con los gerentes funcionales involucrados a fin de hacerlos partícipes de los reconocimientos y recompensas de sus subalternos, de las opiniones de la Alta Dirección y de los progresos del proyecto.
Preguntas de Reflexión
¿Cómo le impactaría a tu trabajo que uno de los gerentes funcionales involucrados en el proyecto tenga más poder e influencia que tu sobre el Directivo de Alto Nivel?
¿Cómo se debería equilibrar el rombo si el peso de la esquina superior es muy grande?
¿Qué debería hacerse con la esquina inferior en caso de que una de las dos esquinas intermedias pesara más que la otra?
¿Qué pasaría si la esquina superior se inclinara más hacia una de las esquinas intermedias?
¿Cómo crees que ser resiliente te ayudaría en tu desempeño como administrador de proyectos?
¿En qué casos puede ser útil para ti la asertividad?
A lo largo de tu vida laboral has pasado, tal vez por varias organizaciones desempeñando diferentes roles. Ahora mismo ¿Estás en Tu Organización Ideal?, ¿En esa organización en la que siempre soñaste trabajar?. Sí es verdad, tal vez esa organización no existe pero, en todo caso ¿En cuánto se acerca la organización actual a tu ideal?
Lo menos que puedes esperar después de estudiar al menos 16 años para terminar una carrera profesional, es tener el trabajo de tus sueños, en la organización que te dé todo lo que fuiste soñando durante esos años de estudio, ¿Verdad?.
[bctt tweet=»Después tantos años de estudio, lo menos que mereces es el trabajo de tus sueños»]
Lo que percibimos en el presente no es necesariamente lo que vamos a percibir en el futuro sobre todo cuando hablamos de nuestros empleos. Puede ser que ahora mismo la organización se acerque mucho a tu ideal pero que eso cambie con el tiempo, igualmente puede pasar que ahora la organización en la que estás no sea lo que tu soñaste pero eso puede cambiar a lo largo del tiempo. De ahí la importancia de entender la organización en la que estás para que tengas una idea más clara de lo que puedes hacer en ella y esperar de ella.
Cultura Organizacional
Lo primero a entender es que estás dentro de una cultura organizacional establecida, y que ese establecimiento se refiere a las costumbres, los principios, valores, procedimientos y comportamientos que se viven día a día en la organización.
Aunque hay varias formas de analizar y clasificar a las organizaciones, a ti te puede ser más útil esta clasificación:
Análisis Cultura Organizacional
Soñadora: Mucha visión, poca acción. No se aprovechas las oportunidades
Burocrática: Control, proceden por rutina. Directivos y cuadros limitados por «No se puede» parálisis o lentitud
Rutinaria: Tareas de rutina, decisiones operativas o tácticas. No se planea, no hay visión preventiva. Se resuelve lo urgente. Se queda lo importante.
Entrepreneurial (Emprendedora): Alto nivel de visión y acción. Buscan y aprovechan oportunidades.
No hay culturas organizacionales buenas o malas, sólo hay aquéllas más propicias para tu desempeño y crecimiento que otras.
[piopialo vcboxed=»1″]Las culturas organizacionales no son buenas o malas, son adecuadas o no para ti[/piopialo]
Este análisis te sirve para saber si en este momento estás en la organización ideal para ti. Para tratar de descubrir lo que te espera en el futuro, tendrás que observar el statu quo de la empresa.
Statu Quo
El status quo de la empresa es el punto de equilibrio en el que se encuentra actualmente. Ese equilibrio es lo que hace que la organización funcione como
Statu Quo
lo está haciendo actualmente y es mantenido, supervisado y fomentado por un grupo de personas que, típicamente están en los puestos directivos de mando medio hacia arriba.
Ese estado de equilibrio mantiene a salvo los intereses genuinos de ese grupo de personas. Identificando ese grupo y cómo se relacionan y se impulsan es como tendrás una idea muy cercana al tiempo que ese estado de equilibrio durará y la forma en las oportunidades que tendrás para cumplir tus metas profesionales en esta organización.
En general las personas que forman ese grupo de personas que están a cargo del statu quo comparten información, trabajan en equipo, solucionan los problemas que alguno de sus miembros cometa, enaltecen aquéllas acciones que alguno de sus miembros realicen en favor de la empresa, ganan tiempo para que elementos crezcan, solucionen, respondan, o funcionen.
Ese grupo de personas influyen la cultura organizacional, el comportamiento día a día de los miembros de la empresa siempre tiene como marco de referencia las conductas de ese grupo de personas.
[bctt tweet=»#CulturaOrganizacional Quienes mantienen el statu quo dictan la cultura organizacional»]
Ejercicio
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Este es un cuestionario pequeño que te puede servir de guía para que descubras las características culturales de la organización en la que estás. De ninguna manera son todas las preguntas que te pueden servir a ti. Ya que seguramente a ti se te ocurrirán más preguntas de acuerdo a tus propios intereses e inquietudes te invito a que lo enriquezcas y lo respondas en tu propio beneficio.
¿Cómo redactan los directivos los mensajes de correo electrónico que envían a sus subalternos, son autoritarios, impositivos, amables, agradables?
¿Cómo es la interacción entre los empleados, qué emoción predomina durante esa comunicación?
¿Cómo reaccionan los directivos ante una crisis, buscan culpables o soluciones?
¿Qué persona o personas son las que toman decisiones para resolver alguna crisis (independientemente de cómo se resuelva)?
¿Todos los miembros de la empresa saben cuál es el objetivo de su trabajo?
¿Qué medidas toma la empresa sobre aquéllos elementos que cometen algún error o que tienen una falla?
¿Los empleados tienen claras las reglas para subir en el escalafón?
¿Todos los empleados saben qué puesto, y rol tienen dentro de la empresa?
¿Son claras las expectativas que la organización tiene de cada rol?
¿Cada empleado sabe qué expectativas debe cumplir para que su desempeño se califique de excelente?
¿Qué tanto depende de la apreciación del superior la valoración del trabajo de cada empleado?
¿Existen mecanismos establecidos para afrontar la falta imprevista de un mando medio o superior?
¿Existe algún mecanismo claro para proponer cambios a la organización?
¿Cuál es el cambio más significativo que los empleados recuerdan?
¿Por qué se realizó ese cambio?
¿Cuándo sucedió ese cambio?
¿La organización apoya el crecimiento profesional de los empleados?
De ser así ¿Cómo proporciona ese apoyo?
¿La organización incentiva la capacitación constante del empleado?
¿Cómo incentiva la organización la capacitación constante del empleado?
¿Cómo premia la organización la capacitación constante del empleado?
¿La empresa promueve primero entre sus empleados las nuevas plazas?
¿De qué depende que la empresa despida a un empleado?
¿Qué factores y qué opiniones se toman en cuenta para despedir a un empleado?
¿Qué factores y qué opiniones se toman en cuenta para promover a un empleado?
¿Cuántos directivos empezaron su carrera laboral en la empresa desde el puesto más bajo de su clase?
¿Los empleados que han llegado directivos, en qué áreas de la empresa se desarrollaron?
Todas las imágenes utilizadas aquí tienen permiso de reutilización. «Statu Quo» de Mcklopedia22 – Trabajo propio. Disponible bajo la licencia CC BY-SA 3.0 vía Wikimedia Commons – http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Grafsect.png#/media/File:Grafsect.png
Es aprendida. Se aprende mediante la interacción Las subculturas se forman a través de recompensas Las personas forman la cultura Es negociada La cultura es difícil de cambiar
Porque en base a esto sabrás que esperar de la organización en la que estás, si tendrás la disposición y paciencia necesarias para adaptarte y para hacer un cambio en ella.
Por otro lado, tendrás suficiente información acerca del ambiente en el que estás vendiendo tus servicios lo que te permitirá identificar todas las opciones posibles para
Crecer dentro de la organización Que la organización te limite Prepararte para nuevas posibles oportunidades laborales Tener una vida personal en armonía con tu vida profesional
[bctt tweet=»Conoce la cultura organizacional para tener expectativas reales #Negocios #Coaching «]
¿Cómo conocer la cultura organizacional?
Apoyándote en cada una de las características mencionadas anteriormente podrás conocer la cultura organizacional en la que te desenvuelves. Ten presente siempre que las organizaciones están repletas de personas y que esas personas están en la empresa por alguna razón que para ellas es válida, verdadera y auténtica.
La cultura organizacional se aprende
Identificar y diferenciar los comportamientos y actitudes que tus compañeros tienen debidas a lo que les resulta más conveniente dentro de la empresa de aquéllos que son los que definen a cada persona.
Las personas tienen sus propios valores, misión, visión, creencias y costumbres. Tal vez descubras que no coinciden del todo con lo que está escrito en el portal de la empresa ni con los que se viven día a día en la organización.
Lo verdaderamente importante es qué es lo que tú vas a aprender, y si eso es congruente contigo o si para ser congruente vas a cambiar algo de lo que ya eres.
[bctt tweet=»La Cultura Organizacional debe ser congruente contigo#Coaching #Profesion #Negocios»]
Se aprende mediante la interacción
El trato con las personas cercanas a ti dentro de la organización te dará una buena idea de lo que la cultura organización les ha enseñado. Sin embargo también observando a otras personas puedes conocer lo que la organización te ofrece en cuanto a crecimiento, desarrollo y proyección.
Observar a los directivos en su trato hacia sus subalternos a sus pares, y los clientes te dará mucha idea de qué es lo que la organización te va a requerir para conseguir los ascensos, las promociones, los aumentos.
[bctt tweet=»Observa a los directivos, sabrás que debes hacer para ascender #Profesion #Negocios»]
Acude a la mayor cantidad de juntas organizacionales, esas en las que los directivos hablan y los demás escuchan. Observa a quien habla y las reacciones de quienes los oyen, eso te indicará qué tanta confianza hay entre la alta dirección y la empresa.
Esa confianza está relacionada directamente con tres aspectos:
La congruencia del comportamiento de quien da la información y la misión, visión y valores de la empresa La congruencia de lo que se vive diariamente en la organización y la información que se da La congruencia del comportamiento de quien da la información y la información
[bctt tweet=»La confianza en la cultura organizacional es igual a la congruencia de sus elementos #Profesion»]
Las subculturas se forman a través de recompensas
Observa, escucha, indaga. Las organizaciones están formadas por personas por lo tanto son sistemas vivos, tan cambiantes, permanentes, dinámicos y estáticos como la inercia que le haya aplicado el paso del tiempo, la cantidad de personal, los eventos en su sector económico y el liderazgo.
Una sesión estratégica sin costo te espera. Da Click en esta imagen. ¡Aprende a analizar la cultura organizacional para crear tu destino laboral!
Las personas tienen sus propios intereses, sus propios sueños y metas por los que están dispuestas a pagar y cobrar el precio que consideren razonable y justo, independientemente de que su concepto de justicia coincida o no con el que tenga la organización.
Cuando no existe la coincidencia mencionada es cuando las personas crean las condiciones necesarias para lograr sus objetivos de acuerdo a sus propios conceptos de justicia y equidad, esta da lugar a subculturas dentro de las organizaciones. La característica principal es que se sustentan en el intercambio de privilegios laborales, profesionales o personales no reconocidos, contemplados e inclusive, excluidos de las políticas, reglamentos y procedimientos de la organización.
[bctt tweet=»Las subculturas se sustentan en el intercambio de favores extra oficiales #Profesion #CulturaOrganizacional»]
Las personas forman la cultura
Todo lo que observes está basado, formado, mantenido y cuidado por personas, por sus propios intereses, para lograr sus objetivos utilizando los medios que tengan a su alcance dentro de la organización. Lo anterior es especialmente comprobable en las personas que más antigüedad y mayor rango tengan en la organización.
Pero lo principal es que consideres que tú también eres una persona y que tus observaciones estarán siempre filtradas por tus propios intereses, metas, objetivos y conocimientos y es por eso que:
Tus juicios de valor no necesariamente serán compartidos por otros miembros de la organización aunque sí sean congruentes con los que estén escritos en el portal web de la empresa y recitados por todos sus elementos.
[bctt tweet=»Responsabilízate de todos tus juicios de valor respecto a la organización #CulturaOrganizacional #Profesion»]
La Cultura Organizacional es Negociada
Todas las organizaciones tienen su propia cultura pero esta no puede ser impuesta, las personas la adoptan y la adaptan de acuerdo a la cultura personal de cada una.
Negociación
Algunas personas se adaptan sólo por la cantidad de dinero que reciben periódicamente, otras por el estatus que les dará tener un puesto determinado; cada persona de alguna manera negocia su adopción y adaptación a la cultura de la organización en la que se desempeña.
La Cultura es difícil de cambiar
Por todo lo anterior tendrás que trabajar mucho para cambiar la cultura organizacional en la que te desempeñes aún si eres titular de la Dirección General.
Para cambiarla tendrías que negociar cuidando que estas negociaciones no propicien ni fomenten las subculturas, y al mismo tiempo tener la disposición para hacer concesiones respecto a tus propios medios para lograrlos. Todo esto sin descuidar la calidad de tus propias tareas, tu visión, misión, valores y calidad de vida.
Si bien es difícil de cambiar no es imposible realizar cambios, pero requiere de trabajo extra, de voluntad inquebrantable y paciencia.
La cultura organizacional que se lee en la misión, visión y valores de la empresa no es necesariamente todo lo que se vive día a día en una empresa y es más de lo que se difunde en las pláticas de inducción que se da los nuevos elementos de la organización.
Conocer la cultura organizacional de la empresa en la que estás requiere de un análisis constante y periódico de al menos las características que te presento aquí para que siempre tengas claro cuales de tus expectativas son viables, qué es lo que debes hacer para ascender y qué es necesario hacer para lograr algún cambio y con esta información tomar las decisiones que consideres pertinentes.
