La gestión de proyectos es una herramienta valiosa no solo para la planificación y ejecución de proyectos en el entorno laboral, sino también para el desarrollo personal; puede ayudar a desarrollar habilidades importantes como la organización, la comunicación y la resolución de problemas, habilidades que son valiosas tanto en el ámbito personal como en el profesional.
Esta metodología se utiliza en el ámbito profesional para alcanzar objetivos específicos ejecutando procedimientos sistematizados. Estos procedimientos van desde el análisis de necesidades, pasando por la identificación de los recursos necesarios, hasta la ejecución de planes de acción para la consecución de los objetivos mencionados. Esta herramienta también puede ser usada como una forma de desarrollo personal para alcanzar los deseos y expectativas de las personas.
La gestión de proyectos incluye varios pasos:
Identificación de objetivos
Planeación
Seguimiento
Cierre
Puedes aplicarlos a tus proyectos personales. Por ejemplo, si deseas viajar, puedes aplicar los principios de la gestión de proyectos para organizar y ejecutar el viaje, o si deseas invertir en algún bien inmueble o en algún otro instrumento o para cocinar.
Al aplicar la gestión de proyectos a tu vida personal, no sólo obtienes resultados a largo plazo, sino también un sentimiento de satisfacción. Dicha satisfacción se origina en la confianza en la herramienta y, una vez desarrollada esa confianza, permite a las personas sentirse seguras en la consecución de sus objetivos, creándose así un círculo virtuoso Gestión de proyectos – confianza – seguridad.
Conjuntar la satisfacción de alguna o las 6 necesidades básicas del ser humano como parte de tus objetivos y la Gestión de Proyectos como camino para lograrlos es, sin lugar a dudas una de mis sugerencias que estoy seguro que te aportarán más valor.
Desarrollo Personal
Usar la gestión de proyectos como una herramienta para desarrollar los metas personales, significa ir más allá de la mera planeación y organización del trabajo, prevé la definición de objetivos, la evaluación de recursos, el establecimiento de plazos, el control de los resultados y el seguimiento de la mejora continua. El conocimiento y uso de estas prácticas te ayudan a desarrollar tus competencias, habilidades y conocimientos para que alcances tus metas.
Asimismo, la gestión de proyectos incluye estos cinco elementos esenciales; enfoque, alineamiento, clasificación, comunicación y gobernanza, todos útiles y necesarios en tu vida personal para lograr cualquier meta que te plantees.
Gestión de Proyectos y la administración del tiempo
Ya que para completar un proyecto, es necesario establecer plazos y prioridades, la gestión de proyectos también puede ayudarte a desarrollar habilidades de gestión del tiempo la cual es importante para todos los aspectos de la vida, desde completar tareas diarias hasta alcanzar objetivos a largo plazo.
Comunicación como parte de la Gesión de Proyectos personales
Además, la gestión de proyectos puede mejorar la capacidad de comunicación. La comunicación efectiva es esencial en cualquier proyecto y puede ayudar a construir relaciones interpersonales sólidas. La capacidad de comunicar claramente tus ideas y necesidades es valiosa tanto en el trabajo como en la vida personal.
La comunicación efectiva construye relaciones interpersonales sólidas, constructivas y empoderantes que ayudan al logro de objetivos y metas personales y grupales porque transmite el mensaje de forma clara y concisa sin provocar malentendidos e incluye escuchar activamente y respetar el punto de vista de los demás; entendiendo y comprendiendo el lenguaje no verbal. A continuación una breve descripción de los tipos de relaciones que puedes establecer al comunicarte efectivamente.
Relaciones Interpersonales sólidas
Por otro lado las relaciones interpersonales sólidas, constructivas y empoderantes permiten a las personas compartir sus experiencias, ideas y opiniones para lograr objetivos por lo que alienta a la gente a abrirse y expresar sus opiniones sin miedo a ser juzgados. Esto crea un espacio seguro en el cual las personas se sienten cómodas compartiendo sus experiencias y aprendiendo unos con otros, fomentando así la cooperación entre los miembros de un grupo para lograr un fin común.
Relaciones Constructivas
Estas relaciones permiten a las personas compartir sus experiencias y aprender unos de otros. Los miembros de una relación constructiva están abiertos a escuchar los puntos de vista de los demás y aceptar la responsabilidad por sus acciones. Estas relaciones también permiten a los miembros del grupo trabajar juntos para lograr sus metas y objetivos.
Relaciones Empoderantes
Este tipo de relaciones permiten a las personas confiar en sus habilidades y capacidades para alcanzar sus objetivos y metas, al mismo tiempo que permiten a los miembros del grupo motivarse mutuamente para lograr sus objetivos comunes..
Solución de Problemas
La habilidad de identificar problemas, evaluar soluciones y tomar decisiones es fundamental en cualquier proyecto. La práctica de estas habilidades puede ayudar a resolver problemas no solo en el ámbito profesional, sino también en la vida cotidiana.
Conclusión
La gestión de proyectos es una herramienta valiosa para el desarrollo personal. Puede ayudar a desarrollar habilidades importantes como la organización, la comunicación y la resolución de problemas, habilidades que son valiosas tanto en el ámbito personal como en el profesional. Así que, si deseas mejorar tus habilidades de gestión del tiempo, comunicación y resolución de problemas, y obtener satisfacción y seguridad, considera aplicar los principios de la gestión de proyectos en tu vida personal.
La gestión de proyectos se ha convertido en una de las habilidades más deseables y necesarias para los profesionales en una amplia gama de industrias. Esta disciplina se encarga del manejo de la planificación, la organización y el control de las actividades de un proyecto, desde su inicio hasta su finalización. A medida que los profesionales se esfuerzan por mejorar el desempeño de los proyectos, hay una creciente necesidad de establecer estándares de gestión de proyectos.
Estándar
El término tiene su origen etimológico en el vocablo inglés standard. El concepto se utiliza para nombrar a aquello que puede tomarse como referencia, patrón o modelo.
Concepto de gestión de proyectos
Se define como el proceso de planificar, organizar y controlar los recursos de un proyecto para alcanzar los objetivos especificados. Esto incluye el cumplimiento de los plazos, el control de los costos y la calidad, la selección de los equipos y la coordinación de los esfuerzos de todos los involucrados. La gestión de proyectos es una habilidad importante para las organizaciones que quieren optimizar el tiempo y los recursos al lograr sus objetivos de proyecto.
Es una disciplina de la administración de empresas, estudia la planificación, organización, motivación y el control de los recursos, herramientas y talentos necesarios para alcanzar un fin determinado que aporte valor a la cadena productiva o logre algún tipo de cambio positivo,en un lapso delimitado
Beneficios de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos ofrece varios beneficios para las organizaciones. Estos incluyen el aumento de la productividad, el mejoramiento de la calidad, la reducción de los costos, el control de los riesgos y la mejora de la comunicación. Además, también ayuda a las organizaciones a alcanzar sus objetivos comerciales, finacieras, a tiempo.
Estándares principales
A medida que la gestión de proyectos se ha vuelto más importante, hay varios estándares de gestión de proyectos que se han desarrollado para ayudar a los profesionales a mejorar la eficiencia y la eficacia de los proyectos. Estos estándares incluyen el PMI (Project Management Institute), el Estándar Prince2 (Projects in Controlled Environments), el Estándar ISO 21500 (International Organization for Standardization) y el Agile.
El estándar PMI es el estándar más conocido. Está desarrollado por el Project Management Institute (PMI) y es una referencia de principios, herramientas y técnicas para la gestión de proyectos. Se basa en los procesos clave para la implementación exitosa de los proyectos.
El Project Management Book ok Knowledge (PMBOK) es la guía elaborada por el Project Management Institute en la cual la organización expone las directrices que han de orientar la gestión y la dirección de proyectos y que a su vez constituye lo que se conoce como El Método PMI.
Para el PMBoK un proyecto se compone de procesos basados en una serie de áreas de conocimientos:
Desarrollado por la Oficina de Gobierno de Reino Unido y es un enfoque muy estructurado. Se enfoca en el producto, es decir, en los resultados del proyecto.
Tiene el objetivo de gestionar los recursos y riesgos al dividir los proyectos en etapas mucho más pequeñas. De esta manera, vas a poder definir las funciones y las responsabilidades de forma clara, al utilizar 7 procesos o principios de PRINCE2 para gestionar el ciclo de vida del proyecto.
PRINCE2 se compone de 4 elementos integrados:
Principios
Temas
Procesos
Adaptación
Sus principios son:
1- Justificación comercial: Los proyectos deben tener un objetivo claramente definido, como así la valuación de los costos que implicará cumplirlo.
2- Aprendizaje continuo: Cada fase debe dejar aprendizaje continuo, porque busca la formación y la mejora continua de aquello que se propone.
3- Responsabilidades y roles definidos: En este caso, los encargados del proyecto deben definir los roles y responsabilidades de los individuos de su equipo.
4- Planificación en etapas: El proyecto se divide en etapas de las que se toman lecciones aprendidas,incluyendo un resumen de los resultados que puede servir para proyectos posteriores. El proyecto se planea, supervisa y controla en cada etapa, separando una planificación detallada a corto plazo y una planificación general a largo plazo.
5- Requisitos de referencia: Las métricas de referencia se definen al inicio del proyecto en cuestión. Esto involucra los plazos, los costos y riesgos que puedan suscitarse.
6- Gestión de la calidad: Se centra en la calidad del producto, por lo que hay una revisión que analiza si los proyectos cumplen los requisitos. Todos los implicados en el proyecto definen el producto y es aceptado según los criterios previamente establecidos.
7- Enfoque personalizado: Es adaptable a cada proyecto. Por esto, es fundamental su capacidad de moldearse al entorno, tamaño, complejidad, importancia y riesgo que demanda cada proyecto.
Las Temáticas de Prince2:
Business case: Al que apelamos continuamente y que justifica al Proyecto durante todo el ciclo de vida del mismo
Organización: Cómo nos organizamos para hacer el proyecto?. (Quien)
Calidad: Qué los productos estén bien hechos: (Qué)
Planes: Se refiere al alcance y al cronograma ¿Cuándo, cómo?
Riesgo: Nos habla del manejo de los riesgos del Proyecto, ¿Qué pasa si sucede algo…?
Cambio: Habla del plan de excepción, o plan cuando los cambios implican reorientar el Proyecto,¿Qué tipo de impacto va a sufrir el proyecto con el cambio?
Progreso:Analizamos y evaluamos continuamente el Proyecto. ¿Dónde estamos, y que tenemos por delante? y, ¿a dónde vamos?
Sus procesos son:
Puesta en Marcha
Inicio de un Proyecto
Dirección de un Proyecto
Gestión de los Límites de Fase
Control de una Fase
Gestión de la Entrega de Productos
Cierre de un proyecto
Adaptación
El propósito de la adaptación es:
Asegurar que el método se ajuste al entorno del proyecto (por ejemplo: si se trabaja en un entorno financiero, entonces deberás alinearlo con la estructura de gestión existente).
Asegurar que los controles al proyecto se basan en la escala, complejidad, importancia, capacidad y riesgos del proyecto (Nota: Si existe mucho riesgo en el entorno de tu proyecto, entonces mayor cantidad de tiempo deberás dedicarle al tratamiento del riesgo).
Desarrollado por la Organización Internacional de Normalización (ISO). El estándar ISO 21500 es una guía para la gestión de proyectos que es compatible con los principales estándares como el estándar PMI y el estándar Prince2.
Sus directrices, especifican la manera en que una organización gestiona sus estándares en relación a sus proyectos, procesos, tiempos de entrega, niveles de servicio, gestión del riesgo
Su principal objetivo es recomendar a las organizaciones una manera profesional de llevar a cabo los proyectos cumpliendo con los estándares más exigentes, demandados por el mercado global. Proporciona una descripción de alto nivel sobre los conceptos y procesos que forman parte de las buenas prácticas en dirección y gestión de proyectos.
La norma ISO 21500 es una herramienta para lograr la competitividad en proyectos. Describe a alto nivel los conceptos y procesos para formar buenas prácticas en la gestión de proyectos.
El Estándar Agile se basa en un enfoque ágil. Esta filosofía se centra en la entrega rápida de resultados y en la capacidad de adaptarse a los cambios del proyecto. El Estándar Agile se enfoca en el trabajo en equipo y en la colaboración entre los miembros del equipo.
Agile es un proceso mediante el cual un equipo puede gestionar un proyecto dividiéndolo en varias etapas e involucrando la colaboración constante de las partes interesadas y una mejora e iteración continuas en cada etapa. Agile comienza con la descripción de los clientes sobre cómo se utilizará el producto final y qué problema resolverá. Esto aclara las expectativas del cliente al equipo del proyecto. Una vez que comienza el trabajo, los equipos realizan un ciclo de procesos que incluye planeación, ejecución y evaluación, este ciclo puede cambiar la entrega final para adaptarse mejor a las necesidades del cliente. La colaboración continua es clave, tanto entre los miembros del equipo como con las partes interesadas del proyecto, para tomar decisiones plenamente informadas.
Su Manifiesto de desarrollo de software Agile presenta una mentalidad innovadora sobre la entrega de valor y la colaboración con los clientes. Los cuatro valores del Manifiesto Agile se expresan como:
Personas e interacciones por encima de herramientas y procesos
Software funcional por encima de documentación exhaustiva
Colaboración con el cliente por encima de negociación contractual
Respuesta ante el cambio por encima de seguir un plan
Es una metodología ágil que se enfoca en la colaboración y los ciclos de desarrollo iterativos e incrementales. Scrum es ideal para proyectos en los que los requisitos cambian constantemente.
Sus tres pilares son:
Transparencia: que todo el equipo sepa qué está ocurriendo en el proyecto y cómo se está desarrollando el mismo.
Inspección: evaluación constante para comprobar que todo fluye adecuadamente.
Adaptación: capacidad de realizar ajustes de forma rápida y eficaz para conseguir el objetivo.
¿Qué y quién?
Product Owner: Es responsable de tratar con el cliente y de maximizar el valor del trabajo del equipo. Solo puede haber uno por equipo.
Scrum Master: Se encarga de que el Scrum sea entendido por los participantes. Una de sus funciones más importantes es eliminar las barreras o impedimentos que se encuentren los miembros del equipo. No es el jefe del equipo, es un facilitador
Equipo de Desarrollo: Grupo de personas que hacen las tareas priorizadas por el Product Owner. Aunque cada uno puede tener conocimientos o habilidades especiales, trabajan con un sistema de responsabilidad compartida.
¿Dónde y cuándo?
El trabajo se divide en Sprints que tendrán una duración máxima de un mes. Hasta que no ha finalizado uno no puede comenzar el otro, esto limita los riesgos al mejorar el sistema de control.
Planificación del Sprint: En una reunión de máximo ocho horas se aborda todo lo referente al trabajo a realizar en el Sprint. El objetivo es responder: ¿Qué se va a hacer en el Sprint? ¿Cómo se va hacer? Se cumple así con el principio de transparencia, de forma que todo el mundo sepa qué se va a hacer y cómo.
Daily meeting: El control es esencial, para ello se realiza una reunión diaria en la que participan todos los miembros del equipo de desarrollo. Los temas centrales son: qué se hizo el día anterior, qué se va a hacer hoy y si existe algún problema o impedimento que haya que solucionar.
Sprint review: Reunión que se realiza cuando ha finalizado un Sprint, tienen una duración máxima de 4 horas. El objetivo es presentar al cliente el producto o servicio desarrollado y su funcionamiento y recibir su retroalimentación.
Sprint retrospective: Esta reunión del equipo dura máximo 3 horas, en ella se evalúa la implementación del Scrum. Se detectan posibles fallas en la metodología de trabajo.Si el proyecto no ha finalizado, se inicia un nuevo Sprint.
¿Por qué y cómo?
Product Backlog: Es un listado de todas las tareas que engloba el proyecto. El Product Owner gestiona esta herramienta para establecer el orden de prioridades en base a lo pedido por el cliente.
Sprint backlog: Es el conjunto de tareas del Product Backlog que el equipo de desarrollo elige para realizar en el Sprint, y el correspondiente plan. El Sprint Planning no puede cambiar durante toda la duración del Sprint.
Es una metodología ágil que se enfoca en la visualización del flujo de trabajo y la limitación del trabajo en progreso. Kanban es ideal para proyectos en los que se necesita una mayor flexibilidad y enfoque en la entrega continua.
El método Kanban se basa en un sistema que, en lugar de fabricar productos y “lanzarlos” al mercado para venderlos, propone una producción basada en la demanda de los clientes, sustituyendo un modelo predictivo por otro ajustado a la producción.
Aunque Kanban cumple con el manifiesto ágil, también incluye con estos principios adicionales:
Calidad garantizada. Todo lo que se hace debe salir bien a la primera, no hay margen de error. Prioriza la calidad sobre la rapide, bajo la premisa de que cuesta más arreglar que hacerlo bien a la primera.
Reducción del desperdicio. Sólo debe usarse lo justo y lo necesario, pero hacerlo bien. Eliminar todo aquello que es superficial o secundario (principio YAGNI).
Mejora continua. Kanban es un método de gestión, y un sistema de mejora en el desarrollo de proyectos, según los objetivos a alcanzar.
Flexibilidad. Las tareas a realizar se seleccionan del backlog (o tareas pendientes acumuladas), pudiéndose priorizar aquellas tareas entrantes según las necesidades del momento (capacidad de dar respuesta a tareas imprevistas).
CompTIA Project+ es ideal para los profesionales de TI que necesitan administrar proyectos más pequeños y menos complejos como parte de sus funciones laborales, pero que tienen habilidades básicas de administración de proyectos. Project+ es más versátil que otras certificaciones porque cubre conceptos esenciales más allá del alcance de una sola metodología o marco.
Conclusiones
Los estándares de gestión de proyectos son importantes para garantizar el éxito de los proyectos. Hay varios estándares disponibles, incluyendo el Estándar PMI, el Estándar Prince2, el Estándar ISO 21500 y Agile. Estos estándares proporcionan un marco para la gestión de proyectos y ayudan a los profesionales a mejorar el desempeño de los proyecto. Como puedes ver la Gestión o Administración de Proyectos te ofrece una gran oportunidad en el mercado laboral, no sólo como gestor o administrador especializado en un estándar sino como consultor en esta apasionante disciplina.
Referencias
PMI. (2020). Guía a los Fundamentos para la Gestión de Proyectos. https://www.pmi.org/learning/fundamental
Gestión de proyectos. (2020). https://www.management-institute.org/project-management/
ISO 21500. (2020). https://www.iso.org/standard/55337.html
Gestión de Proyectos Ágil. (2020). https://www.scrumguides.org/
¿Qué es la gestión de proyectos? https://concepto.de/gestion-de-proyectos/
Durante tu carrera profesional, seguramente verás intentos fallidos de promoción a puestos gerenciales. Muchos de esos fracasos se deben a errores u omisiones en la comunicación por parte de los aspirantes.
Los gerentes invierten entre el 15% y el 90% de su tiempo comunicando, es por eso que esa habilidad es imprescindible en cualquier profesional que aspire a este tipo de puestos.
El correo electrónico es, hoy por hoy una de las herramientas más utilizadas por los gerentes para comunicar asuntos relacionados con sus actividades diarias tanto con sus subalternos como son sus pares y sus superiores.
La habilidad de comunicar vía correo electrónico va más allá del uso del software para envíar y recibir, de la ortografía y aún del estilo de redacción.
La creación de correos electrónicos debe estar incluída en un plan de comunicación que a su vez forme parte de tu estrategia de desarrollo profesional y laboral, de otra manera el camino a la gerencia será sinuoso, errático y largo.
El uso del correo electrónico debe tomar en cuenta el entorno
La planeación a la que me refiero debe tomar en cuenta y baserse en el entorno laboral, que para estos efectos incluye la cultura organizacional, las normas, reglamentos, leyes, estándares, modelos y metodologías a las que está sujeta la organización así como usu visión, misión, valores, políticas, métodos, procedimientos, y estrategias tanto financieras como comerciales
Enviar correos electrónicos que no tomen en cuenta lo antes mencionado, son ignorados por sus destinatarios y, en la mayoría de los casos, impactan negativamente tu carrera profesional.
Por eso necesitas, más temprano que tarde, dominar el entorno; que al menos te asegures de tener acceso a toda la información relacionada.
Los correos electrónicos sirven de evidencia cualitativa y cuantitativa de tu trabajo, lo cual incluye tu conocimiento del entorno.
Imagina un correo en el que implícitamente solicites que la empresa incurra en pérdidas económicas o en incumplimiento de compromisos con proveedores o con clientes, sin dudarlo la consecuencia sería perjudicial para tí.
No sólo el entorno debe dominarse y tomarse en cuenta para la planeación de tu comunicación laboral y profesional, también la situación, y el momento; pero de ello te compartiré en otra oportunidad.
